Informationspflicht

Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Kunden und Lieferanten
Bei Direkterhebung und/oder nicht direkter Erhebung (Art. 13 und/oder 14 DSGVO)

Unternehmen:
ZEWOTHERM Heating GmbH
Konrad-Zuse-Ring 34–41
53424 Remagen
Deutschland

Telefon: +49 (0)2642 90560
Telefax: +49 (0)2642 905619
E-Mail: [email protected]

Geschäftsführer
Andreas Ziegler

Interner Datenschutzbeauftragter

Alexander Schulz
Karst IT GmbH

Am Stadtgraben 3
56626 Andernach

Tel: 02632 / 9459 – 0
E-Mail: [email protected]

Wir verwenden die folgenden Daten von Ihnen

Name, Vorname
Adresse
Ggf. Geburtsdatum
Kontaktdaten
Bankverbindungen
Ggf. Bauzeichnungen, Skizzen, Text-, Bild-, Audio- oder Dokumentendaten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation oder Projektabwicklung zur Verfügung stellen und die durch KI-gestützte Systeme verarbeitet werden.
Ggf. Videoaufnahmen auf unserem Firmengelände und in unseren Räumlichkeiten, die entsprechend mit Hinweisschildern ausgewiesen sind.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung findet nur statt, wenn Sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie als Betroffene/r eingewilligt haben, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen notwendig und/oder die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen (wie z. B. Wahrung des Hausrechts) notwendig. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs.1 a), b), c) und/oder f) DSGVO.

Die Verarbeitung im Rahmen des Einsatzes von Systemen mit Künstlicher Intelligenz (KI) zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse und internen Arbeitsabläufe stützt sich auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Effizienzsteigerung und qualitativen Unterstützung unserer Belegschaft bei der täglichen Arbeit.

Wir verwenden die Daten zu den folgenden Zwecken

Zur Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw.,
Zur Verarbeitung nach den gesetzlichen Vorschriften, z. B. Abgabenordnung,
Zur Verarbeitung und Erbringung von z. B. Dienstleistungen
Zur KI-gestützten Unterstützung unserer Belegschaft (berechtigtes Interesse): Zur Effizienzsteigerung und qualitativen Unterstützung bei Routineaufgaben wie der Texterstellung, Korrekturlesung, Strukturierung, Zusammenfassung oder Übersetzung geschäftlicher Unterlagen und Korrespondenzen. Die KI dient als rein assistierendes Werkzeug; sämtliche KI-generierten Entwürfe werden zwingend durch unser qualifiziertes Personal geprüft und freigegeben (Human-in-the-Loop). Ein Training der KI-Modelle mit Ihren Daten ist ausgeschlossen.

Ihre Daten geben wir/ Ihre Daten erhalten wir

Ggf. an Dienstleister wie z. B. Steuerberater, Banken und/oder Paketdienstleister, wenn dies zur
Vertragserfüllung notwendig ist;
an öffentliche Institutionen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist,
Ggf. von Vertriebsdienstleistern, die die Daten an uns weiterleiten zur Vertragserfüllung.
An spezialisierte Technologie- und Plattform-Dienstleister: An von uns sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Dienstleister, die uns geschützte, isolierte Software- und Plattformumgebungen für den Betrieb unserer KI-Systeme bereitstellen. Die Weitergabe erfolgt streng zweckgebunden auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, welche die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet.

Ihre Daten übermitteln wir nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

Speicher- und Aufbewahrungsdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir die Daten unter Beachtung folgender Kriterien:

Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Kaufleute (in der Regel 10 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen gemäß §§ 257 HGB, 147 AO), gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte relevante Buchung/Rechnung erfolgte;

bei Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung: bis zum Widerruf der Einwilligung (danach unverzügliche Löschung, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht);

ausnahmsweise länger, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine verlängerte Speicherung erfordern oder berechtigte Interessen (z. B. Abwehr von Ansprüchen) dies rechtfertigen.

Ihre Rechte als betroffene Person, sind:

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 21 DSGVO).

WICHTIGER HINWEIS ZUM WIDERSPRUCHSRECHT (Art. 21 DSGVO):

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt – dies schließt die Verarbeitung durch unsere KI-gestützten Assistenzsysteme ein –, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos (z. B. per E-Mail) an uns gerichtet werden.

Außerdem haben Sie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich
in Rheinland-Pfalz
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Telefon +49(0)6131-8920-0, Telefax +49(0)6131-8920-299

E-Mail: [email protected]

Stand: September 2026